Gedeputeerde Staten hebben eind 2017 de ambitie uitgesproken om het Huis voor de provincie zo duurzaam mogelijk te maken en te werken naar een energielabel A. Dit wordt stapsgewijs gedaan, hierbij rekening houdend met de afgesloten convenanten. In 2020 is een CO2-besparing van 30% gerealiseerd en heeft het pand minimaal een energielabel C. Er is toegezegd om een onderzoek naar zonnepanelen en raamfolie te doen, waarmee we mogelijk naar energielabel A zouden kunnen toewerken.
Eind 2017 is het vernieuwde inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. De vernieuwing betreft onder meer de borging van het circulair inkopen binnen de provincie Utrecht. Deze borging vindt plaats middels het “pas toe of leg uit”-beginsel.  Op basis van dit beginsel dienen alle meervoudig onderhandse, nationale en Europese aanbestedingen van opdrachten voor Werken of Leveringen circulair te worden aanbesteed. Indien door de interne opdrachtgever en de inkoper actief is gekeken naar de mogelijkheid de desbetreffende opdracht circulair aan te besteden maar die mogelijkheid niet bestaat of niet wenselijk is, vervalt de verplichting tot circulair aanbesteden, máár enkel indien de reden om niet circulair aan te besteden degelijk en schriftelijk wordt gemotiveerd.

Medio 2017 is een kwartiermaker informatieveiligheid en privacy aangesteld. Om te voldoen aan de IPO-norm voor informatiebeveiliging wordt een jaarplan opgesteld met oog op de privacywetgeving en compliance voor de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in 2018. Deze verordening zal de Wet bescherming persoonsgegevens vervangen, waardoor alle organisaties binnen de EU moeten werken volgens deze nieuwe Europese privacywet.
Om de organisatie te versterken omtrent i-veiligheid- en privacybeleid en het volgen van de ontwikkelingen, zijn twee rapportages over de informatieveiligheid aan PS aangeboden.
Het project Presto is in 2017 afgesloten.

In 2017 zijn de uitgangspunten geformuleerd voor de nieuwe organisatiesturing. Hierin staat het sturen op inhoud en HR centraal. In 2017 is een nieuwe cao afgesloten en de implementatie voorbereid. De cao is op 1 januari 2018 in werking getreden. De uitgangspunten sluiten nauw aan op onze struringsambities.  
In het kader van het versterken van ons strategisch vermogen en het aanhalen van de banden met de regiopartners is gestart met het UtrechtLab. Dit is een platform voor innovatieve samenwerkingsvormen en werkwijzen voor zowel intern als met externe partners.
Vanuit de bedrijfsvoering is er een juridische handreiking ontwikkeld welke behulpzaam is om duidelijk te krijgen welke vorm van samenwerking het best past bij een opgave samen met externe partners.
De provincie is aangesloten bij het traineeprogramma van U10 en het technisch traineeprogramma in P4 verband. In 2017 waren er zeven trainees werkzaam bij de provincie en waren er 72 stagiaires bij de provincie actief. Dit laatste aantal is iets hoger dan wat de organisatie zichzelf per jaar als doel heeft gesteld (70). Hiervoor hebben wij o.a. nauwe samenwerkingsverbanden met regionale onderwijsinstellingen.

Een gemeenschappelijke regeling op het gebied van ICT-infra samen met de gemeenten Utrecht, Montfoort en IJsselstein (UW-samenwerking) bleek niet te kunnen voldoen aan de randvoorwaarden en eisen die, onder meer, de provincie stelde. Dit initiatief is niet verder ontwikkeld. Daarnaast is het programma VIPU (Vernieuwing ICT-infrastructuur Provincie Utrecht) opgezet, waarmee enerzijds de ICT-infra op peil wordt gebracht en anderzijds de ICT organisatie wordt omgevormd naar een regieorganisatie.
Begin 2017 heeft in de stuurgroep Bedrijfsvoering P4 een evaluatie plaatsgevonden van de samenwerking in P4 verband op de 4 sporen (Uitwisseling en delen van personeel, Gezamenlijke aanbestedingen, Uitwisselen van kennis en gezamenlijk beleid opstellen en Inbesteden van diensten en oprichten van expertisecentra) en de expertgroepen die binnen die sporen zijn ingesteld. De stuurgroep heeft geconcludeerd dat er concrete successen zijn bereikt door de expertgroepen en dat de samenwerking binnen de P4 op het gebied van de bedrijfsvoering waardevol is. De stuurgroep doet de volgende aanbevelingen t.a.v. het vervolg van de samenwerking: de expertgroepen dragen primair zelf de verantwoordelijkheid voor de in gang gezette samenwerking en bepalen zelf wat, wanneer en hoe zij gezamenlijk overleggen. Besluiten over concrete onderwerpen dienen de geëigende weg binnen de vier eigen organisaties te volgen; de stuurgroep in huidige vorm kan verdwijnen: de leden van de stuurgroep vervullen vanaf nu de rol van ambassadeur; zij geven steun of een duwtje om bijv. een samenwerking levend te houden of om een kans niet voorbij te laten gaan; de provincie Noord-Holland houdt een oogje in het zeil en vraagt eens per jaar bij de ambassadeurs naar de stand van zaken en rapporteert daarover aan de P4-collega’s directeuren bedrijfsvoering.

De organisatie was wettelijk verplicht 10 fte in te vullen met participatiebanen. Het is gelukt om 11,5 fte in te vullen. Helaas hebben wij onze eigen doelstelling van 15 fte niet gehaald.

Inleiding
De laatste jaren staat integriteit zowel binnen als buiten de provinciale organisatie in toenemende mate in de belangstelling. De pers doet met enige regelmaat melding van voorvallen van niet integer gedrag bij overheidsorganisaties en in de politiek. Maar los van die aandacht is het voor de provincie van belang een integere en betrouwbare organisatie te zijn en daarvoor de nodige initiatieven te nemen.

Op grond van de Ambtenarenwet (artikel 125quater) voert het college een integriteitsbeleid dat is gericht op het bevorderen van goed ambtelijk handelen en zorgt het college ervoor dat het beleid een vast onderdeel uitmaakt van het personeelsbeleid. Ook draagt het college zorg voor de totstandkoming van een gedragscode voor goed ambtelijk handelen. Gedeputeerde Staten moeten op grond van Ambtenarenwet eens per jaar verantwoording afleggen aan Provinciale Staten en de Ondernemingsraad over het gevoerde integriteitsbeleid en over de naleving van de gedragscode.

Tot dusverre is door ons via het sociaal jaarverslag gerapporteerd over de meldingen van ongewenst gedrag. De jaarlijkse verantwoording over gevoerd integriteitsbeleid in de volle breedte in de vorm van een rapportage aan Provinciale Staten wordt vanaf nu toegevoegd aan de jaarrekening.

Het integriteitsbeleid
Het integriteitsbeleid krijgt op de volgende manier gestalte. Sedert 2005 moet iedere nieuwe medewerker de ambtseed afleggen. Dit geschiedt groepsgewijs en tijdens een dergelijke bijeenkomst die ongeveer 6 à 8 keer per jaar plaatsvindt, wordt onder leiding van de commissaris van de Koning een dilemmadiscussie, gericht op integriteitsvraagstukken, gevoerd.
Bij indiensttreding moet ook iedere medewerker aangeven of hij nevenwerkzaamheden verricht. Die eis wordt sinds 2012 ook gesteld aan medewerkers die worden ingehuurd. Er bestaat echter nog geen vaste lijn om in de loop der tijd eventuele wijzigingen daarin te registreren. In 2018 zal dit concreet worden uitgewerkt, gekoppeld aan het digitale personeelsdossier.
Het vier-ogen-principe wordt bij kwetsbare financiële functies toegepast. Het betreft hier het proces van de betalingen die de provincie doet waarbij consequent twee personen betrokken zijn.
Ten aanzien van relatiegeschenken is de grens € 50,--. Deze grens is algemeen bekend binnen de organisatie.
De nevenfuncties en financiële belangen van de leden van Provinciale Staten en van Gedeputeerde Staten
worden door de Statengriffie geïnventariseerd en gepubliceerd. Daarnaast bereidt de Statengriffie de registratie van ontvangen relatiegeschenken door leden van Provinciale Staten voor. Voor de leden van ons college worden de ontvangen geschenken vanaf 1 april 2018 geïnventariseerd. De bedoeling is deze elk kwartaal op de website te publiceren..  

De complexiteit van de taken die de provincie heeft, vraagt om risicobewustzijn, deskundigheid en zelfvertrouwen als het om integriteitsdilemma’s gaat. De benadering van het onderwerp integriteit is dan niet alleen een kwestie van regels, procedures, verboden en geboden. Het is vooral een kwestie van mentaliteit, houding en gedrag en van weten dat er regels zijn en waar ze te vinden zijn.
Het integriteitsbewustzijn ten aanzien van de geldende regels en de ongeschreven normen zal toenemen als er regelmatig in de werkoverleggen integriteitsdilemma’s worden besproken. Daaraan zal dan ook meer aandacht besteed gaan worden.
Ook het agenderen van bedreigingen van buitenaf, zoals pogingen tot beïnvloeding, bedreiging of afpersing zullen zeker leiden tot een groter bewustzijn en alertheid bij bestuur, management en medewerkers. Het betreft hier het scheidsvlak van integriteit en invloed van de georganiseerde criminaliteit. Harde signalen voor dergelijke bedreigingen zijn er niet, maar desondanks zal de provinciale organisatie in al haar geledingen zich hiertegen moeten beschermen door het identificeren van kwetsbare functies en processen.

In 2017 zijn op het gebied van integriteit de volgende concrete activiteiten en onderwerpen aan de orde geweest.

1. De veranderingen in de regelgeving omtrent integriteit alsmede nader geformuleerd/ ontwikkeld beleid.

Op 7 februari 2017 hebben wij de gedragscode voor ambtenaren vastgesteld.
Tegelijkertijd hebben wij de regeling procedure en bescherming bij melding van vermoedens van een misstand vastgesteld.
Op 19 december 2017 hebben wij de op 7 februari 2017 vastgestelde regeling procedure en bescherming bij melding van vermoedens van een misstand ingetrokken en daarvoor is in de plaats gekomen de in bijlage 2 bij de collectieve arbeidsvoorwaarden provincies (CAP) opgenomen regeling: Regeling melden vermoedens van een misstand. Dit was nodig vanwege een gehele “hertaling” van de CAP waarin de desbetreffende regeling als bijlage is opgenomen.

IPO, VNG en Unie van Waterschappen hebben in 2016 nieuwe gedragscodes opgesteld voor de algemene en dagelijkse besturen, voor de provincies Provinciale Staten, de commissaris van de Koning en Gedeputeerde Staten Deze gedragscodes zijn op 13 maart 2017 door Provinciale Staten vastgesteld.
Tijdens de behandeling van de gedragscodes werd voorgesteld in een aparte bijeenkomst voor Statenleden met elkaar in gesprek te gaan met als thema integriteit. Deze bijeenkomst heeft op 1 september 2017 plaatsgevonden (zie hierna).

2. De initiatieven die tot doel hebben bij te dragen aan de versterking van de bewustwording van integriteitsaspecten.

Er is een bijeenkomst voor leden van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten georganiseerd die was gewijd aan dilemma’s rond integriteit. De aanleiding hiervoor was de in maart 2017 vastgestelde gedragscodes (zie hierboven).
Deze bijeenkomst heeft op 1 september 2017 plaatsgevonden. Een extern deskundige schetste eerst een beeld van ontwikkelingen in Nederland betreffende integriteit (hoe integer zijn we in vergelijking tot andere landen, wat zijn de meest voorkomende integriteitsovertredingen). Daarna werden aan de hand van de verschillende onderwerpen in de gedragscode aan de aanwezige Statenleden casussen ter gedachtewisseling voorgelegd. De aanwezigen vonden de bijeenkomst zinvol, leerzaam en voor herhaling vatbaar.

3. Aantal afgelegde ambtseden en –beloften.

Er zijn in 2017 8 bijeenkomsten geweest waar in totaal 57 personen de eed of de belofte hebben afgelegd en waar als vast agendapunt het onderwerp integriteit wordt besproken. Nieuwe medewerkers krijgen binnen 6 à 8 weken een uitnodiging om de eed af te leggen. De ambtseed is door alle ambtelijk medewerkers afgelegd.

4. Meldingen van (een vermoeden van) een misstand.

Er is 1 melding van (een vermoeden van) een misstand ontvangen. De melding betrof het vermoeden van belangenverstrengeling. Aan de melder is een contactpersoon voorgesteld om hem in het proces verder bij te staan. Het onderzoek waartoe door de algemeen directeur werd besloten werd opgedragen aan een van de advocaten waarmee de provincie een contract heeft. De melder en de contactpersoon stemden ermee in dat het onderzoek door deze advocaat werd uitgevoerd.
De onderzoeker kwam tot de conclusie dat er geen sprake was van de gemelde belangenverstrengeling en adviseerde de melding ongegrond te verklaren. De melder was het op onderdelen oneens met het onderzoek en heeft daaromtrent nader onderzoek gevraagd. Het nadere onderzoek leidde niet tot een andere conclusie. Het uiteindelijke advies is door de werkgever/ het bevoegd gezag overgenomen en aan de melder bericht.
Omdat de melder geen provinciaal ambtenaar is, kon hij niet in zijn rechtspositie worden benadeeld.

De melding en de afhandeling ervan zijn in Provinciale Staten onderwerp van discussie geweest bij de debatten rond de Uithoflijn in maart 2018.
Een consequentie van de zeer vertrouwelijke behandeling van de melding was dat hierover ten onrechte de accountant niet is ingelicht. Nadat de accountant dit naar aanleiding van berichten in de media zelf signaleerde, bleek deze vervolgens van oordeel dat het uitgevoerde onderzoek vooralsnog met een (te) beperkte scope en vanuit een eenzijdig perspectief was uitgevoerd. Om die reden heeft de accountant aangedrongen op een door de provincie in te stellen nader onderzoek en op het treffen van maatregelen om herhaling te voorkomen. Daarvan hangt het verstrekken van de controleverklaring van de accountant bij de jaarrekening 2017 af. Het nadere onderzoek is uitgevoerd en wordt apart gerapporteerd.

5. Overige.

Er zijn 3 WOB-verzoeken van de pers met betrekking tot integriteit ontvangen.

• Een verzoek betrof informatie over uitgevoerde onderzoeken in de periode 2012 t/m 2016. De informatie daarover is verstrekt binnen de daarvoor geldende termijn.

De informatie betrof

• De registratie van het gebruik van dienstauto’s in 2014 die niet overeenstemde met de afspraken met de fiscus. Dit heeft geleid tot een sluitende kilometerregistratie conform de eisen van de fiscus;
• Financiële belangenverstrengeling van een ingehuurde interim-manager die heeft geleid tot een succesvol afgesloten civiele procedure. Dit speelde zich af tussen 2012-2016;
• Declaratiegedrag van 2 ambtenaren in 2012 dat is gecorrigeerd;
• Melding van een klokkenluider (zie punt 4).

• Een verzoek betrof informatie over de uitvoering van het integriteitsbeleid op de verschillende aspecten zoals bedoeld in artikel 125 quater Ambtenarenwet. Het gaat om informatie over

• Het beleid gericht op het bevorderen van goed ambtelijk handelen;
• Het integriteitsbeleid als onderdeel is van personeelsbeleid;
• De vraag of er een gedragscode is vastgesteld;
• Over jaarlijkse verantwoording van het gevoerde beleid.

In het antwoord is de aandacht voor integriteit op de verschillende aspecten belicht.

• Een verzoek betrof informatie over de melding omtrent de vermoede misstand als bedoeld onder 4. De informatie daarover is om privacyredenen niet verstrekt.
• De vertrouwensfunctionaris voor meldingen van vermoedens van een misstand is herbenoemd voor de periode van 3 jaren.
• Door de Statenfractie van de PVV zijn vragen gesteld over integer handelen bij de verkoop van percelen aan de Dolderseweg te Zeist.
• Bij een medewerker werd geconstateerd dat er sprake was van belangenverstrengeling met zijn functie bij de provincie bij uitvoering van commerciële nevenwerkzaamheden. Het is betrokkene niet toegestaan bij gemeenten of instanties binnen de grenzen van de provincie Utrecht noch voor andere provincies of bij partners van de provincie, commerciële werkzaamheden te verrichten. Bij twijfel heeft de medewerker de plicht zijn teamleider te informeren en met hem te overleggen. Het niet nakomen van de afspraken wordt beschouwd als (ernstig) plichtsverzuim.

Integriteitsplan
Wij zijn van mening dat aan het integriteitsbeleid intensiever en gestructureerder dan tot nu aandacht dient te worden besteed. In 2017 is in verband daarmee opdracht gegeven een integriteitsplan op te stellen zowel gericht op het bestuur (Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten) als op de ambtelijke organisatie. Daartoe is een projectleider aangewezen en een projectgroep gevormd. De bestuurlijke aansturing geschiedt door een stuurgroep, voorgezeten door de commissaris van de Koning en waarvan de portefeuillehouder Bedrijfsvoering, de heer Straat deel uitmaakt.

In het integriteitsplan zal ondermeer aandacht worden geschonken aan de verbetering en actualisering van de regelgeving. Er zal worden gewerkt aan het vergroten van het integriteitsbewustzijn door per werkveld gerichte informatie te geven en discussie binnen de organisatie te organiseren. De informatie over integriteit zal toegankelijker worden gemaakt.
De organisatie zal worden doorgelicht op kwetsbare processen en functies. Op basis van de resultaten zullen zonodig maatregelen worden uitgewerkt ter bescherming van de medewerkers en de organisatie.
Door op een samenhangende wijze aan de verschillende aspecten van integriteit aandacht te schenken, zijn wij ervan overtuigd dat de kwetsbaarheid van de organisatie wordt beperkt.
Het integriteitsplan zal in het najaar van 2018 kunnen worden vastgesteld.

Lessen, analyse en verbetermaatregelen n.a.v. de accountantscontrole,
het rapport van de Rekenkamer en het rapport Integis

Een klokkenluidersmelding over het project Uithoflijn is aanleiding geweest om forensisch onderzoek door Integis te laten uitvoeren. Dit onderzoek was gericht op “beïnvloeding door management c.q. directie van provincie Utrecht met betrekking tot de verantwoording van het project Uithoflijn die gevolgen kunnen hebben voor het getrouwe beeld van de standen en stromen in de jaarrekening” en is uitgevoerd door Integis.  De uitkomsten van het Integis onderzoek zijn opgeleverd op 7 november 2018 en door GS vastgesteld op 13 november 2018.

Een breed besproken onderzoek dat in het algemeen veel inzichten en verbeterpunten heeft opgeleverd.
Integis heeft bevindingen gerapporteerd die aanleiding waren voor een aanvullend plan van aanpak. Hiertoe hebben wij in overleg met de accountant het zogenaamde stappenplan opgesteld en uitgevoerd. Het rapport van Integis gaf voor de accountant aanleiding tot aanvullende controlewerkzaamheden. De uitvoering van het stappenplan door de provincie en de controle door de accountant leiden tot stevige kritiek op de administratieve organisatie en administratieve discipline binnen de provinciale organisatie en hebben geleid tot een lange looptijd van het proces van het opstellen en de controle van de jaarrekening 2017.

Voor ons college is het belangrijk dat Integis concludeerde dat er geen aanwijzingen zijn van onregelmatigheden in de betalingen aan BAM-Combinatie Uithoflijn Utrecht (CUU). De accountant heeft voor een bedrag van 12,2 miljoen geen sluitende weergave van het proces en onderbouwing van door ons aangegane verplichtingen kunnen vinden. Onze besluitvorming en argumentatie is niet goed gedocumenteerd. Zij hebben dit bedrag dan ook als onzeker aangeduid.

De klokkenluidersmelding en het rapport van Integis leidden ook tot een toename van het risicoprofiel van de provincie Utrecht, die de basis vormt voor de controleaanpak van de accountant. Dat heeft ertoe geleid dat de controle is uitgebreid en diepgaander heeft plaatsgevonden dan in eerdere jaren.
Uiteindelijk heeft de uitgebreide controle tot foutenherstel geleid. Deze worden nader toegelicht in paragraaf 5.1. van de jaarrekening.

Het project Uithoflijn is in de geschiedenis van onze organisatie uitzonderlijk. Door aard en omvang van het project, doordat het een gezamenlijk project is dat bestuurd wordt door meerdere overheden en doordat het project vanuit de BRU is opgestart en via een proces met spanningen onze organisatie is binnengekomen. Na een tweetal audits en een aantal managementinterventies is er de gewenste helderheid gekomen in de governance van het project.

De accountant heeft eerder het standpunt ingenomen dat de omstandigheden rond het project Uithoflijn voor de provincie aanleiding waren om een verscherpt control-regiem in te stellen, om het gebeurde in de toekomst te voorkomen, het zogenaamde redresplan. Dit redresplan ziet ondermeer toe op de opzet en werking van onze klokkenluidersregeling en de maatregelen ter voorkoming van belangenverstrengeling maar hebben wij breder ingestoken als verbeterplan. Wij vinden het verstandig dat in toekomst de transparantie rond complexe en risicovolle projecten op een hoger niveau georganiseerd wordt. Daarom schenken wij, als onderdeel van  het redresplan en in reactie op eerder door de accountant gesignaleerde risico’s, aandacht aan de interne governance. Verder ondernemen wij acties om de kwaliteit van de opzet en werking van onze processen te verbeteren.

Daarnaast leiden de bevindingen van Integis, de rapporten van de Randstedelijke Rekenkamer en zeker ook de uitkomsten van de accountantscontrole op de jaarrekening 2017 tot de conclusie dat verbetering van onze bedrijfsvoering in het algemeen zeer urgent en noodzakelijk is. Immers, gebleken is dat het in onze organisatie schort aan heldere taaktoedeling en aan discipline om administratieve processen in alle gevallen consistent op dezelfde c.q. de juiste wijze te doorlopen. Interne checks-and-balances zijn niet of onvoldoende ingericht en soms wordt er in de praktijk onvoldoende gewicht aan toegekend. Interne werkprocessen zijn niet eenduidig gevolgd en uitzonderingen daarop zijn niet eenduidig gemarkeerd waardoor geen adequate opvolging heeft plaatsgevonden. Er blijkt geen systematisch onafhankelijke toetsing op overeenkomsten en prijsbepalingen ingebouwd te zijn. En het verloop van besluitvorming en argumentatie onder besluiten is niet altijd direct uit verslaglegging te reconstrueren. Dit zijn dan ook voor de accountant redenen om een aantal posten in de jaarrekening 2017 met betrekking tot het project Uithoflijn als onzeker aan te merken. De onzekerheden zien toe op de post materiële vaste activa en de niet uit de balans blijkende verplichtingen.

Voornoemde bevindingen zijn voor ons aanleiding om een organisatie-breed maatregelenpakket in te zetten ter aanscherping van de bedrijfsprocessen, in het bijzonder voor complexe projecten met grote financiële en bestuurlijke risico’s. De uitzonderlijke complexiteit en governance-structuur van het project Uithoflijn zijn weliswaar niet vergelijkbaar met andere projecten of processen in onze organisatie, zodat deze onderzoeks-conclusies niet zonder meer gelden voor andere provinciale processen. Toch hebben de bevindingen wel een bredere betekenis. Dat blijkt eveneens uit andere dossiers, waaronder de onderzoeken inzake de verkoop van bouwkavels aan de Dolderseweg en accountantsrapporten over de jaren 2015 en 2016 waarin in bredere zin is gewaarschuwd voor risico’s in de interne beheersing van de bedrijfsprocessen.

Om als organisatie in control te zijn is een transparant stelsel nodig van borging en checks-and-balances om risico’s op fouten of misbruik te minimaliseren. Belangrijk hierbij is het interne systeem van governance: mandatering en de invulling van ieders rollen, taken en verantwoordelijkheden. Het is daarom noodzakelijk om de invulling van onze interne governance te evalueren en te verstevigen. Aandachtspunt daarbij is dat iedere mandaatbeslissing ingebed is in een procedure met meerdere betrokkenen, inclusief juridische en financiële advisering.

Daarom hebben wij vanaf de zomer van 2018 een versterking van de centrale bedrijfsvoeringsfuncties ingezet, zowel in formatie als in positionering en in de cultuur van advisering en signalering. Voor meer complexe en risicovolle projecten zullen wij een aangescherpt control-regiem gaan hanteren. De bestaande werkwijze, zoals gehanteerd in onder meer het Uithoflijn-project, bevatte de normale waarborgen van toetsing in meerdere instanties en door meerdere personen. Er bleek echter ook dat deze in onze systemen moeilijk toegankelijk waren en dat er geen separaat stelsel was ingericht voor onafhankelijke en extern transparante checks-and-balances. Dit gaan wij veranderen in het nieuwe control-regiem voor complexe projecten. Daarbij zal geregeld worden dat er gedurende de gehele doorlooptijd van projecten extern onafhankelijke kostendeskundigheid meeloopt en dat, bij de in dit soort projecten gebruikelijke onderhandelingen over kosten en risico’s, door die onafhankelijke kostendeskundige een transparante toetsing van de wederzijdse uitgangspunten wordt opgesteld.

Verder hebben wij een maatregelenpakket opgesteld, waarin wij onder meer kijken naar het enkele jaren geleden geïntroduceerde financiële administratiesysteem (SAP). Dit systeem is complex en minder gebruiksvriendelijk, wat leidt tot een verhoogde foutenkans. Het systeem hindert aan de kant van de dagelijkse gebruikers in de correctheid en discipline van boekingen, aan de kant van management en control hindert het bij de toegankelijkheid en transparantie van de bedrijfsprocessen. Bovendien is gebleken dat het ophalen van documentatie uit het systeem tijdrovend is en specifieke expertise vraagt die schaars is. Kennis en kunde ten aanzien ons SAP-systeem dienen te worden verstevigd door opleiding en uitbreiding van het aantal medewerkers.

De interne beheersing van de bedrijfsprocessen is in de afgelopen jaren ook gehinderd door het stroeve verloop van de organisatieontwikkeling. Allereerst door de krimpopgave in 2012 die voornamelijk binnen de bedrijfsvoering is gerealiseerd en ten koste is gegaan van de verbinding tussen de bedrijfsvoering teams en de operationele teams. Zo is afstand ontstaan tussen de bedrijfsvoeringsfuncties op concernniveau en de uitvoering binnen domeinen en projecten. Dat heeft kwetsbaarheden veroorzaakt in de verificatie van de betrouwbaarheid van gegevens. Er was in afgelopen jaren beperkte tijd en ruimte voor advisering en control op centrale kaders en processen. Op meerdere plekken is naar voren gekomen dat onvoldoende is geïnvesteerd in het actualiseren van onze administratieve processen. Zo is de administratie van subsidies nog steeds verdeeld over meerdere subsystemen wat risico’s oplevert voor het eenduidig verwerken, de aansluiting en de consolidatie naar de jaarrekening. Daarnaast zijn soms oude patronen niet bij de tijd gebracht. Een voorbeeld is het gebruik om rekeningen te boeken op het moment van betalen in plaats van het moment van het aangaan van de verplichting, waardoor over de jaargrenzen heen bewerkelijke verschrijvingen zijn ontstaan. In de jaarrekeningcontrole zijn door de accountant veel van dit soort punten gesignaleerd, die door ons integraal zijn gecorrigeerd en in de toekomst leiden tot nieuwe administratieve procedures.

Een bijkomend effect van de krappe formatie is dat er op concernniveau onvoldoende overzicht was over de trajecten die lopen – zoals contract- en verplichtingenmanagement - en de capaciteit die daarmee gemoeid is, waardoor medewerkers niet voldoende konden worden geholpen in keuzes om het werk te plannen. De kans op haast en slordigheden nam hierdoor nog verder toe.

Vervolgens is in de later ingezette reorganisatie in 2016-2017 een impasse ontstaan. Het ambtelijk apparaat moest daardoor functioneren in een half afgemaakte reorganisatie: wel nieuwe domeinen, geen nieuwe teamindeling. De positie van alle teamleiders was onzeker en voor medewerkers was niet altijd duidelijk waar je met vragen terecht kon. Terwijl een steeds groter deel van het werk integraal moest worden opgepakt, was er tot het afronden van de reorganisatie per januari 2019 geen heldere structuur voor dergelijke projecten. Dit heeft in delen van de organisatie geleid tot een patroon van onduidelijkheid en vrijblijvendheid, zoals aangeduid in de statenbrief over organisatieontwikkeling (nr 81DF2F28, d.d. 6 november 2018).

Tenslotte is de inzet van externe inhuur in de afgelopen paar jaar verder gestegen, mede omdat de afgelopen jaren juist strak gestuurd werd op de beperkte omvang van het vaste personeelsbestand. Door inhuur is in veel gevallen de gewenste capaciteit en expertise wel in huis gehaald. De omvang van de inhuur is echter tevens een risico gebleken voor het handhaven van de interne procedures, die bij externen nu eenmaal minder goed bekend zijn.

Al met al zijn dit allemaal onderliggende redenen en patronen die extra risico’s opleveren voor de kwaliteit van de bedrijfsprocessen. Waar discipline in procedures of verslaglegging achterblijven, ontstaan risico’s. Als deze risico’s niet worden gemarkeerd en gemitigeerd vanuit de interne governance en onze interne beheersing, kunnen fouten ontstaan. Het proces van opstellen en controle van de jaarrekening 2017 toont de noodzaak om borging van onze bedrijfsprocessen te verstevigen. Een verdere professionaliseringsslag is noodzakelijk en het besef van de noodzaak dat de borging van onze processen verbetering behoeft, is daarom reeds benoemd in het statendebat over de vertraging in het Uithoflijndossier in maart 2018 en in de statenbrief met voortgangsbericht over de organisatieontwikkeling in november 2018. Het gaat er nu om dat we met de geleerde lessen als organisatie beter in control gaan komen.

Concreet vertaalt zich dit in een concrete reeks van verbetermaatregelen, die wij deels reeds hebben ingezet. Zo hebben wij naar aanleiding van de genoemde onderzoeken al gedurende 2018 de betrokkenheid van extern onafhankelijke kostenexperts geïntensiveerd. Hierdoor is het proces van de afrondende vaststellingsovereenkomst met de BAM begeleid door een onafhankelijke externe materiedeskundige. Voor de toekomst zullen wij extern onafhankelijke toetsing formaliseren als vaste voorwaarde in een aangescherpt control-regiem voor hoog-risicoprojecten.

Een belangrijke stap is dat in 2018 de organisatieontwikkeling is hervat, met als centraal uitgangspunt het herstellen van eigenaarschap en verantwoordelijkheid als leidende principes in onze organisatie. De aanpak is concreet gericht op:

1. Structuuraanpassing gericht op het herstellen van aanspreekbaarheid in de organisatiestructuur door het alsnog afronden van de vastgelopen reorganisatie. Het ging daarbij om het benoemen van teamleiders - voor het reguliere werk en het borgen van expertise - en het benoemen van opgavemanagers voor team overstijgende concernopdrachten.
2. Het aanscherpen van interne processen, rolverdelingen en mandaten, zodat verantwoordelijkheid en checks-and-balances weer in het juiste evenwicht komen.
3. Het stimuleren van de professionele verantwoordelijkheid als houding en gedrag van al onze medewerkers. Dit is en blijft de basis voor de kwaliteit van de provinciale organisatie.
4. Kwaliteitsverbetering raakt onze mensen en middelen in de organisatie. Het gaat daarbij over het verbeteren van de kwaliteit van onze financiële systemen en de beheersing hiervan. En het gaat over het verbeteren van de kwaliteit, de kennis en kunde van onze medewerkers.

Verder heeft het concern managementteam (CMT) begin 2019, mede naar aanleiding van de uitkomsten van het medewerkers-tevredenheidsonderzoek, een herbezinning van haar rol en functioneren aangekondigd. Daaruit is het besluit voortgekomen om de bestaande functies van directeur Strategie en directeur Uithoflijn te laten vervallen en het nieuwe concernteam (CT) te versterken met een extra concernmanager bij het domein ‘leefomgeving’ en een nieuw te werven concernmanager voor de versterking van bedrijfsprocessen in het gehele concern.

Tenslotte hebben wij begin 2019 besloten tot een omzetting van externe inhuur naar eigen personeel met een omvang van ruim 50 fte en zullen wij ook in de komende periode -waar nodig- interventies plegen die helpen om de organisatie te versterken en te ontwikkelen.

In het jaarverslag en bij de zomerrapportage zullen wij steeds inhoudelijk rapporteren over de ontwikkeling van de (administratieve) organisatie en de voortgang van deze maatregelen.

De Nota investeren, waarderen en activeren is in november 2017 door PS vastgesteld en sluit daarbij aan op de vernieuwingen van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten). De actualisatie van de Nota Verbonden partijen wordt begin 2018 aan PS aangeboden.
De technische verwerking van het verdeelmodel uit eindrapport van de commissie Jansen is verwerkt in de vastgestelde Begroting 2018
Ter voorbereiding op de definitieve uitspraak in het kader van de VPB, vindt in het kader van het horizontaal toezicht doorlopend en constructief overleg plaats met de Belastingdienst.

Na de slechte score van 2016 (67%), als gevolg van de overgang naar een nieuw systeem, is er een substantiële verbetering bereikt in 2017. Met de overall score van 89,6% is de betaalsnelheid weer op het niveau van 2015.
Belangrijk hierbij is ook dat er in 2017 een continue stijging van de betaalsnelheid zichtbaar was, met scores van boven de 90% in de laatste twee kwartalen. Het is duidelijk dat de volwassenheid van het systeem en de extra aandacht die aan de betaalsnelheid is gegeven, hun vruchten hebben afgeworpen.