Presto II module voor facilitaire werkprocessen en services
Binnen het project Presto II is de module voor facilitaire werkprocessen en services (na de start in 2016) in kwartaal 1 en 2 van 2017 geïmplementeerd en in juni 2017 live gegaan. Na een fase van nazorg en gebruikersondersteuning is de nieuwe module in juli 2017 door de lijnorganisatie in beheer genomen. Het project Presto was na de implementatie, livegang en inbeheername van deze laatste module gereed en is in juli 2017 afgesloten. Aan de projectorganisatie is vervolgens decharge verleend.
Programma VBI
Naast de afronding van Presto II zijn in de begroting 2017 de (hieronder benoemde) overige lopende projecten van het Programma VBI als prioriteiten voor 2017 benoemd. Het overkoepelende programma VBI is, net als het project Presto, in juli 2017 afgerond. De projecten van het programma VBI zijn afgesloten en de restacties zijn in de lijn belegd. Binnen het programma VBI zijn in 2017 de volgende resultaten opgeleverd:
Informatieveiligheid : Het informatieveiligheidsbeleid van de Provincie Utrecht is aangepast aan de nieuwe wetgeving (Meldplicht datalekken) en vormt het kader voor alle systemen en processen. Voor het ERP-systeem zijn conform de nieuwe Wet Datalekken afspraken gemaakt met de leveranciers. Deze afspraken met de leveranciers zijn uitgewerkt en formeel vastgelegd middels de ondertekening van een bewerkersovereenkomst.
Ontwikkelen datamodel en geïntegreerde managementrapportages: In 2017 is de managementinformatie die nodig is om de managementcyclus te faciliteren in beeld gebracht, de basisset rapportages is vastgesteld en er is een advies voor de inrichting van de digitale dashboards opgeleverd. In een parallel spoor zijn de rapportagebehoeften van de financiële medewerkers en de businesscontrollers voor de dagelijkse operationele werkzaamheden geïnventariseerd. Op basis van de verzamelde informatie zijn de Functioneel Ontwerpen voor de te genereren rapportages gemaakt. Omdat er hiervoor behoefte is aan een separate rapportagetool is een aantal BI-tools onderzocht, om vast te stellen welke pakketten aan de functionele eisen van de PU voldoen. Na nader onderzoek naar de kosten zijn referenties ingewonnen bij andere gebruikers en is de aanbesteding voorbereid en in 2017 gestart. De contractvorming vindt begin 2018 plaats. De besteding van de middelen zal hierdoor pas in 2018 plaatsvinden.
Uitfaseren bestaande systemen: Presto vervangt een aantal bedrijfsvoeringsystemen. De oude financiële systemen zijn eerst technisch uitgefaseerd en na het overgangsjaar 2016 zijn de contracten in 2017 beëindigd.
Inrichten Beheerorganisatie: Het invoeren van een geïntegreerd bedrijfsvoeringssysteem stelt nieuwe eisen aan het beheer. Het beoordelen en doorvoeren van aanpassingen en nieuwe ontwikkelingen is complex en er moet rekening worden gehouden met meerdere belanghebbenden. In maart 2017 is daarom het document Inrichting Functioneel beheer SAP opgeleverd en binnen de (beheer)organisatie zijn op basis hiervan veranderingen geïmplementeerd.
Ontwikkelingen en vervolg na afronding project Presto
Het project Presto was met de implementatie livegang en inbeheername van de laatste module voltooid. Ten aanzien van de laatst geïmplementeerde module voor facilitaire werkprocessen en services heeft zich hierna echter een negatieve ontwikkeling voorgedaan. Na de livegang werden meerdere issues geconstateerd (die vooral de heavy users bij het Service Centrum, de receptie en de secretariaten raakten) waarvoor door de leverancier geen spoedige en afdoende oplossing geboden werd. Na slechts enkele maanden gedraaid te hebben, is de leverancier van de module voor facilitaire werkprocessen en services bovendien failliet gegaan. Dit faillissement leidde tot grote onzekerheid over de toekomstige ondersteuning van de module en het oplossen van de geconstateerde issues. Door het faillissement van de leverancier (zijnde een onderaannemer en niet onze hoofdaannemer in dit traject) werd bovendien de noodzakelijke doorontwikkeling van de module voor facilitaire werkprocessen en services uiterst onzeker. Om deze reden is in eerste instantie besloten tijdelijk terug te vallen op het oude facilitaire systeem. Inmiddels is definitief besloten een nieuwe aanbesteding voor een facilitair systeem uit te voeren. Daarnaast is de hoofdaannemer door de provincie (deels) aansprakelijk gesteld voor de gang van zaken en de geleden schade. De afwikkeling hiervan loopt door in 2018.
In het project Presto is een ERP basis gelegd die ook voor andere processen/systemen binnen de bedrijfsvoering benut kan worden. Na de afronding van het project Presto wordt uitgegaan van de lijn “opnemen in de ERP-oplossing, tenzij …”. Standaard wordt eerst een businesscase gemaakt en wordt op basis van de uitgewerkte criteria voor de lijn “opnemen in de ERP-oplossing, tenzij …” vervolgens een afgewogen oordeel geveld.
In het laatste kwartaal van 2017 is een brede evaluatie gestart. Voornaamste doel van deze evaluatie is enerzijds vast te stellen of de ERP omgeving voldoet aan de gestelde eisen en anderzijds te beoordelen hoe de dienstverlening van de hoofdaannemer wordt ervaren en op te halen wat alle ‘lessons learned’ vanaf Presto I zijn. De uitkomsten van deze evaluatie bepalen mede de verdere acties vanaf 2018 en zijn van invloed op de afwegingen met betrekking tot toekomstige uitbreidingen van de ERP omgeving met modules voor Assetmanagement en/of HR. Indien dit aan de orde komt, zal hierover separaat besluitvorming plaatsvinden en een budgetaanvraag gedaan worden.